Filter
Rechnungen finden: funktioniert
Mit Filtern und Regeln in Gmail oder Outlook landen Rechnungen zuverlässig in einem eigenen Label oder Ordner. Bis hierhin klappt die Automatisierung.
Die Brieftaube für Ihre Buchhaltung
Belege automatisch an DATEV senden – direkt aus Gmail und Outlook
Belegtaube erkennt Rechnungen und stellt sie automatisch in DATEV Unternehmen online zu. Bestimmen Sie selbst, welche Labels oder Ordner in Ihrem Postfach als Quelle dienen, und lassen Sie die Brieftaube für sich arbeiten.
Keine Kreditkarte · startklar in 10 Minuten · ab 10 € im Monat
- Arbeitet mit Ihrem bestehenden Postfach – keine neue E-Mail-Adresse
- Newsletter, Mahnungen und Duplikate bleiben draußen
- Jeder Beleg kommt als unveränderte Originaldatei in DATEV an
DSGVO-konform
GoBD-gerechte Weiterleitung
Für DATEV Unternehmen online
Startklar in 10 Minuten
Das Problem
Belege automatisch an DATEV weiterleiten? Mit Gmail und Outlook klappt das nicht.
Rechnungen per Filter in Gmail oder Outlook zu finden, ist kein Problem. Doch die automatische Weiterleitung an DATEV Upload Mail scheitert: DATEV nimmt aus Sicherheitsgründen nur E-Mails von freigegebenen Absenderadressen an und blockiert automatisch weitergeleitete Nachrichten. Am Ende leiten doch wieder alle von Hand weiter.
DATEV
Automatisch weiterleiten: blockiert
DATEV Upload Mail akzeptiert nur Absender, die Sie in DATEV freigegeben haben, und lehnt automatisch weitergeleitete E-Mails ab. Die Weiterleitungsregel läuft ins Leere – die Rechnung kommt nie an.
Handarbeit
Bleibt nur: von Hand weiterleiten
Also wird jede Rechnung einzeln weitergeleitet. Was im Alltag liegen bleibt, fehlt bei der Umsatzsteuervoranmeldung – und die Kanzlei fragt nach.
So funktioniert es
In 4 Schritten vom Postfach zu DATEV Unternehmen online
Belegtaube arbeitet im Hintergrund. Sie sehen das Ergebnis einfach in der Belegübersicht von DATEV.
-
1
Postfach verbinden
Sie verbinden Gmail, Google Workspace, Outlook oder ein IMAP-Postfach mit wenigen Klicks – mit minimalen Rechten.
-
2
Belege erkennen
Belegtaube erkennt Rechnungen an Absender, Betreff und Anhang. Newsletter, Mahnungen und Duplikate bleiben draußen.
-
3
Prüfen
PDF, XRechnung und ZUGFeRD werden geprüft und dem richtigen Belegtyp zugeordnet.
-
4
In DATEV zustellen
Der Beleg fliegt über DATEV Upload Mail in DATEV Unternehmen online – bereit für Ihre Kanzlei.
Postfächer
Funktioniert mit dem Postfach, das Sie schon haben
Keine neue E-Mail-Adresse, kein Umstellen bei Lieferanten. Belegtaube holt die Belege dort ab, wo sie heute schon ankommen.
GmailGmail → DATEV
Google WorkspaceWorkspace → DATEV
Outlook & Microsoft 365Outlook → DATEV
IMAPjedes Postfach
Amazon, PayPal, Telekom & Co.? Kommen deren Rechnungen per E-Mail, stellt Belegtaube sie genauso zu. Rechnungen, die nur im Kundenkonto eines Portals liegen, ruft Belegtaube nicht ab – wir konzentrieren uns bewusst auf Ihr Postfach.
Vergleich
Manuell, Upload Mail, Allround-Tool oder Belegtaube?
Es gibt mehrere Wege, Belege an DATEV zu senden. Der Unterschied liegt darin, wie viel Arbeit am Ende noch bei Ihnen bleibt.
| Kriterium | Manuell | Nur DATEV Upload Mail | Allround-Belegtool | Belegtaube |
|---|---|---|---|---|
| Aufwand pro Monat | 3–5 Stunden | jede Rechnung von Hand weiterleiten | Pflege im Tool | nahezu null |
| Automatische Weiterleitung an DATEV | Nein | Nein – DATEV blockiert weitergeleitete E-Mails | über eigene Schnittstelle | Ja |
| Filtert Newsletter & Mahnungen | Nein | Nein | teilweise | Ja |
| Erkennt Duplikate | Nein | Nein | teilweise | Ja |
| Bleibt im bestehenden Postfach | Ja | ja, aber nur manuell weitergeleitet | oft eigene Eingangsadresse | Ja |
| Einrichtung | – | Absender in DATEV freigeben | oft aufwendig | 10 Min. per Assistent |
| Kosten | Ihre Arbeitszeit | in DUO enthalten | Abo, oft mit Zusatzmodulen | ab 10 € / Monat, alles inklusive |
Warum eine Taube?
Zuverlässig wie eine Brieftaube
Brieftauben bringen seit Jahrhunderten Nachrichten ans Ziel – und finden selbst über große Entfernungen sicher nach Hause. Genau das versprechen wir für Ihre Belege: Jede Rechnung kommt an, und zwar dort, wo sie hingehört.
Darf ich vorstellen: Bela, unsere Belegtaube. Bela behält Ihr Postfach im Blick, sortiert aus, was nicht in die Buchhaltung gehört, und stellt jeden Beleg pünktlich in DATEV zu.
1.000 km
so weit finden Brieftauben zurück (Spektrum)
1 Ziel
DATEV Unternehmen online – ohne Umwege
100 %
Originaldatei, unverändert zugestellt
Ergebnisse
Vorher Belege nachreichen – heute liegt alles in DATEV
„Andauernd mussten wir Belege nachreichen und unsere Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren. Dank Belegtaube landet alles bei DATEV Unternehmen online und der Steuerberater braucht nicht mehr zu fragen.“
Alle
Belege landen automatisch in DATEV Unternehmen online
0
Korrekturen der Umsatzsteuervoranmeldung
0
Rückfragen vom Steuerberater
Für Steuerkanzleien
Vollständige Belege in DATEV – für alle Ihre Mandanten
Mandanten liefern Belege zu spät, unvollständig oder im falschen Format. Mit Belegtaube kommen die Belege Ihrer Mandanten automatisch aus deren Postfach in DATEV Unternehmen online an.
- Rollout für viele Mandanten mit einheitlichem Ablauf
- Weniger Belegnachforderungen, schnellere Abschlüsse
- Mehrwert für Ihre Mandanten ohne eigenen IT-Aufwand
- 15 % Provision auf jeden empfohlenen Mandanten – dauerhaft
So läuft der Mandanten-Rollout
- Kanzlei wählt Pilot-Mandanten aus
- Mandanten verbinden ihr Postfach, wir hinterlegen die Upload-Adressen
- Pilotphase mit Auswertung nach 4 Wochen
- Ausrollen auf weitere Mandanten nach festem Ablauf
15 %
Lifetime-Provision für Ihre Kanzlei
Für jeden Mandanten, den Sie empfehlen, erhalten Sie dauerhaft 15 % seines Belegtaube-Tarifs. Die Auszahlung erfolgt, sobald die Zahlung des Mandanten bei uns eingegangen ist.
Sicherheit & GoBD
Ihr Postfach bleibt Ihr Postfach
Belegtaube liest mit, aber fasst nichts an: Keine E-Mail wird gelöscht, verschoben oder verändert.
Minimale Rechte
Belegtaube erhält nur die Rechte, die für die Erkennung nötig sind. Den Zugriff widerrufen Sie jederzeit mit einem Klick.
Unveränderte Originale
Belege werden als Originaldatei weitergeleitet – die Basis für eine GoBD-gerechte Ablage.
Lückenloses Protokoll
Jeder Vorgang wird protokolliert: wann, aus welchem Postfach, welcher Beleg. Ideal für die Verfahrensdokumentation.
E-Rechnung ready
XRechnung und ZUGFeRD werden erkannt und korrekt an DATEV übergeben – passend zur E-Rechnungspflicht.
Preise
Einfache Preise. Jederzeit kündbar.
Wählen Sie den Tarif, der zu Ihrem Belegaufkommen passt. Alle Tarife 14 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte.
Empfehlung: Business · spart ca. 4 Std. manuelle Arbeit pro Monat
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Für Selbstständige und Freelancer
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/ Monat
120 € jährlich, netto · Sie sparen 24 €
- 50 Belege pro Monat
- 1 Postfach (Gmail, Outlook oder IMAP)
- 1 DATEV-Mandant
- Filter für Newsletter, Mahnungen & Duplikate
- XRechnung & ZUGFeRD
- E-Mail-Support
- Telefonsupport
Am beliebtesten
Business
Für KMU, Agenturen und Online-Händler
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/ Monat
250 € jährlich, netto · Sie sparen 50 €
- Alles aus Starter, plus:
- 250 Belege pro Monat
- 3 Postfächer, auch geteilte
- Eigene Erkennungsregeln (Absender, Betreff)
- Eingangs- & Ausgangsrechnungen
- GoBD-Protokoll & Export
- Video-Call Onboarding (30 Min.)
- Priorisierter Support
Pro
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- 2.500 Belege pro Monat
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- Bis zu 3 DATEV-Mandanten
- Benutzer & Rollen
- Einrichtung durch uns inklusive
- Persönlicher Ansprechpartner
- Keine Kreditkarte für den Test
- Monatlich kündbar
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- Keine Einrichtungsgebühr
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| Funktion | Starter | Business | Pro |
|---|---|---|---|
| Belege pro Monat | 50 | 250 | 2.500 |
| Postfächer | 1 | 3 | unbegrenzt |
| DATEV-Mandanten | 1 | 1 | 3 |
| Newsletter-, Mahnungs- & Duplikatfilter | ✓ | ✓ | ✓ |
| XRechnung & ZUGFeRD | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eigene Erkennungsregeln | – | ✓ | ✓ |
| Ausgangsrechnungen | – | ✓ | ✓ |
| GoBD-Protokoll & Export | – | ✓ | ✓ |
| Benutzer & Rollen | 1 Nutzer | 3 Nutzer | unbegrenzt |
| Onboarding | Assistent | 30-Min.-Video-Call | Einrichtung durch uns |
| Support | E-Mail & Telefon | priorisiert | persönlicher Ansprechpartner |
Was passiert, wenn ich mehr Belege habe?
Nichts bricht ab. Belegtaube stellt weiter zu und schlägt Ihnen rechtzeitig einen passenderen Tarif vor – ohne automatische Zusatzkosten.
Kann ich den Tarif wechseln?
Ja, jederzeit mit einem Klick. Ein Upgrade gilt sofort, ein Downgrade zum nächsten Abrechnungszeitraum.
Fallen DATEV-Kosten zusätzlich an?
Sie benötigen DATEV Unternehmen online, das in der Regel über Ihre Steuerkanzlei lizenziert ist. Ihr Belegtaube-Tarif enthält nur die Weiterleitung.
FAQ
Häufige Fragen zum automatischen Belegversand an DATEV
Wie schicke ich Rechnungen aus Gmail automatisch an DATEV?
Belegtaube verbindet sich mit Ihrem Gmail- oder Google-Workspace-Postfach, erkennt eingehende Rechnungen anhand von Absender, Betreff und Anhang und leitet sie automatisch an Ihre DATEV-Upload-Mail-Adresse weiter. Newsletter, Mahnungen und Duplikate werden dabei aussortiert. Mehr dazu: Rechnungen aus Gmail an DATEV.
Was ist DATEV Upload Mail?
DATEV Upload Mail ist eine Funktion von DATEV Unternehmen online. Sie erhalten pro Belegtyp eine eigene E-Mail-Adresse; Belege, die an diese Adresse geschickt werden, landen automatisch in der Belegübersicht. Voraussetzung ist ein Vertrag für DATEV Unternehmen online und die Freigabe durch Ihre Steuerkanzlei. Anleitung: DATEV Upload Mail einrichten.
Muss ich dafür etwas installieren?
Nein. Belegtaube läuft im Browser. Sie verbinden Ihr Postfach und Ihre DATEV-Upload-Adresse einmalig, danach arbeitet Belegtaube im Hintergrund und Sie arbeiten weiter wie gewohnt.
Liest Belegtaube alle meine E-Mails?
Belegtaube prüft neue E-Mails automatisch und leitet nur erkannte Belege weiter. E-Mails werden weder gelöscht noch verändert, und Sie können den Zugriff jederzeit widerrufen.
Ist die automatische Weiterleitung GoBD-konform?
Ja, wenn Belege unverändert und vollständig übertragen und in DATEV revisionssicher abgelegt werden. Belegtaube leitet die Originaldatei weiter und protokolliert jeden Vorgang. Die Verfahrensdokumentation stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Wie verhindert Belegtaube doppelte Belege in DATEV?
Jeder Beleg erhält beim Eingang einen eindeutigen Fingerabdruck. Kommt dieselbe Rechnung erneut, etwa als Erinnerung oder in einem zweiten Postfach, wird sie erkannt und nicht noch einmal weitergeleitet.
Funktioniert das auch mit Outlook, Microsoft 365 oder IMAP?
Ja. Neben Gmail und Google Workspace unterstützt Belegtaube Outlook, Microsoft 365, Exchange Online und jedes IMAP-Postfach, zum Beispiel bei GMX, WEB.DE, IONOS oder Strato. Mehr dazu: Rechnungen aus Outlook an DATEV.
Werden auch Rechnungen von Amazon, PayPal oder der Telekom weitergeleitet?
Ja, sofern sie per E-Mail in Ihrem Postfach ankommen. Rechnungen, die nur im Kundenkonto eines Portals liegen, ruft Belegtaube nicht ab – Belegtaube konzentriert sich bewusst auf Ihr Postfach.
Was ändert die E-Rechnungspflicht?
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Belegtaube erkennt diese Formate und leitet sie unverändert an DATEV weiter, sodass Sie für die Übergangsfristen bis 2027 und 2028 vorbereitet sind.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rund 10 Minuten: Postfach verbinden, DATEV-Upload-Adresse hinterlegen, fertig. Ein Assistent führt Sie durch jeden Schritt. Im Pro-Tarif übernehmen wir die Einrichtung für Sie.
14 Tage kostenlos testen
Lassen Sie Bela fliegen – Ihre ersten Belege sind in 10 Minuten in DATEV
Testen Sie alle Funktionen 14 Tage lang kostenlos. Danach entscheiden Sie, ob und mit welchem Tarif Sie weitermachen.
- Startklar in 10 MinutenEin Assistent führt Sie durch Postfach und DATEV.
- Keine KreditkarteDer Test endet automatisch, ohne Kosten.
- Lieber persönlich?Auf Wunsch zeigen wir Ihnen alles in einer 20-minütigen Demo.